PRÉPARER, CONDUIRE, PROLONGER UNE A.G.
DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE L'ASSOCIATION CULTUELLE (obligation légale) À L'EXPRESSION DE LA VIE COMMUNAUTAIRE".
Journée de rencontre des présidents et vice-présidents laïques
de conseil presbytéral
Samedi 20 septembre 2008
Le pasteur Jean-Charles TENREIRO présente les points clés de la démarche avec le pasteur Marcel MANOÊL
Le document ci-dessous est utilisable pour les associations cultuelles ayant adopté les statuts types.
I. Révision de la liste des membres de l'association cultuelle :
Ce travail de mise à jour est la première chose à faire en vue de la tenue correcte de l'assemblée générale ordinaire.
Cette liste est celle des membres de l'Eglise locale qui ont droit de vote aux assemblées générales.
Elle doit donc impérativement être tenue à jour pour que les votes aux assemblées générales ne puissent pas être contestés.
Elle doit comporter: nom, prénom, date de naissance et date d'inscription sur la liste.
Vous trouverez dans"lnformation-Evangélisation" n° 2 de mai 1996, p. 63, un modèle de bulletin de demande d'inscription.
D'après nos statuts, elle doit être révisée par le conseil presbytéral,tous les ans, au cours du quatrième trimestre. En fait les membres de l'Eglise ont jusqu'au 31 décembre pour se faire inscrire ou radier, ce qui implique que la révision effective doit être faite au cours d'une séance du conseil presbytéral,Ie plus tôt possible en janvier .
La liste en cours peut être affichée ou diffusée au cours du quatrième trimestre, afin que chacun-e puisse vérifier s'il y figure, pour demander à y être inscrit ou s'en faire radier, selon son souhait. Il est bon de faire connaître aux membres de l'Eglise la possibilité de se faire inscrire ou radier, dans une information paroissiale au cours du quatrième trimestre.
Le conseil presbytéral doit rayer de la liste:
. les membres décédés,
. les membres (sauf demande expresse de leur part),qui ont quitté la circonscription
. les membres qui demandent à être radiés,
. les membres qui durant les trois dernières années n'ont pas assisté aux AG ordinaires, sans être représentés ou excusés et qui n'ont pas donné de raisons valables quand le conseil presbytéral leur a fourni I'occasion de le faire (Statuts types, Art. 3)
Le conseil presbytéral doit ajouter à la liste les membres de I'Eglise qui en ont fait la demande par écrit en fournissant les renseignements nécessaires.
Par exemple:
. les nouveaux arrivés dans la circonscription,
. les jeunes qui viennent de confirmer les voeux de leur baptême.
II. Avant l'Assemblée générale
1 - Prévoir un calendrier précis des opérations, en sachant que:
Le conseil presbytéral (CP) doit décider de l’ordre du jour de l’assemblée générale (AG),
cet ordre du jour doit figurer sur les convocations
les convocations doivent être postées au mois 10 jours avant l’AG
le projet de budget présenté à l’AG doit avoir été approuvé par le CP et il n’est pas mauvais que ce projet de budget et les comptes de l'année écoulée soient joints à la convocation.
Après l ‘AG, le nouveau conseil doit se réunir rapidement pour élire son bureau
si l’AG doit comporter des élections au conseil presbytéral, le CP peut, plusieurs mois auparavant, se concerter sur des noms de personnes dont on pourrait susciter la candidature (cette cooptation participe du ministère de discernement du CP et correspond à l'ancienne pratique des Eglises réformées en France). Le CP doit aussi faire appel à candidatures. Dans tous les cas, le CP doit vérifier que les candidats sont bien inscrits sur la liste des membres de I'association cultuelle, et sinon leur demander de se faire inscrire avant Ie 31 décembre qui précède l'AG.
2- Rédiger la convocation qui sera envoyée nominativement à tous les membres au moins 10 jours à I'avance, et qui doit comporter:
- les indications du lieu, du jour et de l'heure,
- l'ordre du jour détaillé qui peut être, par exemple:
. Mise en place du bureau de I'AG.
. Lecture et vote du procès-verbal de I'AG de I'année précédente.
. Débat et vote sur le nombre des conseillers presbytéraux si l’on est en année électorale triennale et s'il y a lieu de prendre une décision à cet égard, art. 4 des statuts.
. Lecture du Rapport Moral et réponses aux questions.
. Election des nouveaux conseillers,si l'on est en année électorale triennale ou s'il faut procéder à une élection complémentaire.
.Pause pendant le dépouillement du scrutin.
. Présentation et vote des comptes de I'exercice financier de I'année écoulée.
. .Présentation et vote du budget de I'année en cours.
Il est utile de joindre à la convocation un formulaire de pouvoir avec les indications précises de son utilisation .
Attention : Chaque membre de l'association ne peut accepter qu'un seul pouvoir.(Statuts types: Art 10).
3- Etablir une liste d'émargement pour les membres de I'association cultuelle
qui seront présents ou représentés.
Cette liste est une copie de la liste des membres de I'association
cultuelle qui a été comme chaque année mise en révision au dernier trimestre
et approuvée par le conseil presbytéral.
4- Prévoir les bulletins de vote (et des stylos)pour l'élection des nouveaux conseillers si l'on est en année électorale ou s'il faut procéder à une élection complémentaire).
Chaque bulletin porte les noms et prénoms des candidats connus du CP. Souvent ll y a exactement le même nombre de noms que de postes pourvoir. C'est pratique, cela évite les blessures d'amour-propre et donc des non élus ou de chercher des candidats de dernière minute (si l’on n’est pas parvenu à trouver autant de candidats que de postes à pourvoir).
Rien n'oblige à ce qu'il y ait le même nombre de noms que de postes à pourvoir. D'autre part rien n'interdit que quelqu'un dont le nom ne figure pas sur le bulletin se propose ou soit proposé comme candidat en cours
d'assemblée générale,si cette personne est membre de I'association cultuelle (Discipline, Art.3 §3)
5- Prévoir des cartons de vote colorés qui serviront pour les votes à main levée. Ainsi ne pourront voter que les membres de l'association cultuelle. Un membre présent ne pourra brandir au plus que deux cartons : le sien et celui d'une personne représentée.
6- Organiser l'accueil des participants à l'AG : nommer les personnes qui se tiendront à I'entrée de la salle avec les listes d'émargement et les documents nécessaires ; annoncer que le lieu de I'AG sera ouvert une heure ou une demi-heure avant l'heure fixée pour le début de I'AG...
Remarques:
. La mention"Questions diverses" n'a pas sa place dans l'ordre du jour d'une AG ni donc sur les convocations. En effet l'AG ne peut valablement délibérer que sur des questions mises à son ordre du jour par le CP (Statuts type, Art. 10).
. Un CP peut évidemment décider de faire délibérer une AG sur un problème particulier (par exemple l'horaire des cultes), mais il doit alors l'inscrire explicitement à l'ordre du jour.
. Si l'on veut profiter de la présence de nombreux paroissiens à I'AG, pour débattre librement des nombreuses « Questions diverses" qui se posent à propos du fonctionnement général de l'Eglise locale, on peut le faire après la clôture de l'AG.
III. Pendant l'Assemblée générale:
Il est pratique de faire signer la feuille de présence (et de recevoir les pouvoirs)au moment de l'entrée des participants dans la salle. On fait un peu la queue,mais on connaît ainsi dès le début le nombre des présents qui peuvent voter et donc la majorité absolue requise pour chaque décision.
On peut aussi, au moment de cet émargement remettre aux membres votants le carton d'identification mentionné plus haut (ou 2 s'ils ont un pouvoir).Cela facilite le décompte des votes.
Il est traditionnel dans notre Eglise, qu'un moment de recueillement,qui se termine en général par [la lecture de la Déclaration de Foi de l'Eglise Réformée de France,précède l'ouverture des AG.
1- Ouverture de l'assemblée générale:
Point pratique: Jusqu'à la mise en place du bureau, I'assemblée générale est présidée par une personne désignée pour cela par le CP. Ce peut être le doyen d'âge du CP, ou le benjamin...
Cette personne:
Déclare ouverte l'assemblée générale.
Annonce le nombre de membres présents et représentés, et donc le chiffre de la majorité absolue requise pour les votes.
Remarque: L'AG délibère valablement quelque soit le nombre des membres de l’Association présents et représentés (Statuts type:Art. 10) ll n'y a donc pas de quorum à atteindre.
Préside à l'élection du bureau de I'AG.
2- Mise en place du bureau de I'AG:
Il faut au minimum :
un(e) président(e) qui distribue la parole,organise les débats, et proclame les résultats des votes,
un(e) secrétaire qui prend des notes pour l'établissement du procès verbal,
et un(e) (plusieurs de préférence) scrutateur(s) qui compte(en)t les votants. Pour le dépouillement des votes à bulletin secret, il convient que les scrutateurs ne soient pas candidats à élection ou réélection (ce peut être des conseillers en cours de mandat).
L'AG élit ce bureau.Ce bureau peut être celui du CP ou être proposé par le CP. Cela devrait être une formalité, mais l'AG peut aussi décider d'un bureau formé d'autres membres de I'association cultuelle locale que celui qui est proposé par le CP. S’il est manifeste, au scrutin à main levée,que le bureau proposé par le CP est refusé par I'AG, il convient de procéder à un vote à bulletin secret, après avoir demandé s'il y a des candidatures. Il faut espérer que ce cas soit très rare.
Une fois élu,le bureau prend place. Il est indiqué de prévoir pour lui une table face à I'assemblée.
3- Lecture et approbation du procès-verbal de I'AG précédente.
. Ce procès verbal peut-être court, surtout si le rapport moral est un texte écrit qui est mis en annexe, avec les documents financiers(bilan de l'exercice et projet de budget). ll n'est pas nécessaire non plus d'y faire figurer toutes les prises de paroles des uns et des autres.
. Il peut être lu parle(la)président(e) du CP ou le(la)secrétaire
. C'est un procès-verbal,(et non un compte rendu) qui atteste que les opérations prévues à I'ordre du jour de la précédente AG ont bien été effectuées, et qui enregistre les résultats des votes et les décisions prises.
Viennent ensuite dans l'ordre que l'on veut:
4- Le rapport moral:
.C'est en général un catalogue des activités de I'Eglise locale fait par le président du CP ou par le pasteur.
. Il serait judicieux de donner les éléments statistiques sous forme écrite aux membres de l'Eglise,et de faire du rapport moral un vrai discours de bilan et de prospective,dans le genre de: "Où en sommes-nous dans la mise en place de notre projet de Vie d'Eglise?" ou
encore,si on va renouveler le CP: " Quel bilan,le CP mis en place il y a trois ans, tire-t-il de la vie de l'Eglise?"
Remarque : D'après les statuts il n'y a pas lieu que l'AG vote sur ce rapport moral.
5-Les élections au CP:
.Rappel; Si le conseil presbytéral a jugé que le nombre de membres du conseil est à modifier, il est indispensable que I'AG décide avant I'ouverture du scrutin du nombre de conseillers élus qui formeront le CP, dans la fourchette prévue par les statuts. Cette décision ne peut être prise que pour les élections triennales, et non pour les élections complémentaires entre deux élections triennales.
. Rien n'interdit que quelqu'un dont le nom ne figure pas sur le bulletin de vote se porte candidat ou soit proposé (avec son accord !) avant le vote, à condition que cette(ces) personne(s) soi(en)t membre(s) de l'association cultuelle .(Discipline Art.3 §3,).
Le vote doit se faire à bulletins secrets,et il doit être rappelé aux votants qu'ils peuvent, s'ils le souhaitent, rayer certains noms du bulletin et qu'ils peuvent aussi remplacer certains noms proposés par d'autres. Pour être valable, un bulletin de vote peut comporter autant ou moins de noms que de postes à pourvoir, jamais plus.
Pour être élus, les candidats doivent obtenir individuellement la majorité absolue des voix des membres présents ou représentés à l'AG.
Les moments d'ouverture et de fermeture du scrutin doivent être clairement annoncés,et il n'est évidemment pas possible de voter après la clôture du scrutin.
Le dépouillement prenant un certain temps, il est astucieux de prévoir le vote juste avant le
moment de pause(café,thé, petits gâteaux, etc ...)qui permettra un peu de détente avant la deuxième partie de I'AG.
Les résultats doivent être donnés en détail avec le nombre de voix de tous les candidats et cela doit être inscrit dans le PV.
6- Les comptes de I'année écoulée sont présentés et expliqués par le trésorier,et un vote de
I'AG à la majorité absolue lui donne quitus de sa gestion.
7- Le projet de budget établi par le CP est présenté et discuté. ll doit aussi être voté à la majorité absolue,éventuellement après modifications, par I'AG.
Remarque:Pour la présentation attractive des documents financiers, il peut être judicieux de prévoir l'usage d'un rétroprojecteur. ll faut savoir cependant que pour être lisibles sur l'écran, les chiffres et les lettres des documents projetés doivent être deux fois plus gros que ceux que l'on place habituellement sur une feuille de papier.
8- Les éventuelles questions particulières:
. que le CP a décidé d'inscrire à I'ordre du jour de I'AG.
. que le CP doit soumettre à I'AG(Achats,ventes d'immeubles, acceptations de legs, emprunts, etc... voir statuts types Art:6)
9- L'annonce de la clôture de l'AG: " I'ordre du jour étant épuisé" (et les participants aussi...)
lV. Après l' Assemblée générale:
1- Rédiger le Procès Verbal de I'AG et penser à le faire approuver par le CP.
2- Etudier les listes d'émargement des trois dernières AG ordinaires pour établir la liste des membres qui n'ont pas été présents, représentés ou excusés depuis 3 ans et qui résident toujours dans la circonscription. Informer ces personnes de leur éventuelle radiation et les inviter à présenter au CP des explications valables (Status types Art. 3).
Après une assemblée générale élective :
3- Réunir rapidement le nouveau Conseil (après les élections triennales au CP)
- pour procéder à ‘élection du nouveau bureau
-pour nommer les délégués au synode régional, au consistoire…
- pour voter si nécessaire les nouvelles délégations de signatures pour la tenue des comptes bancaires de I'association cultuelle.
- pour choisir la date de la reconnaissance de ministère du CP et demander à un représentant d'une Eglise voisine ou de la Région de venir la présider.Cette date doit être assez proche de I'assemblée générale qui a élu le conseil, pour que cette cérémonie ait du sens. IL est indispensable que tous les membres du CP soient présents à cette reconnaissance de leur ministère collégial.
4- Transmettre à la préfecture ou à la sous-préfecture la nouvelle composition du CP et surtout du Bureau (après toute élection, triennale ou complémentaire.)
5- Archiver soigneusement le récépissé de la déclaration envoyé parla préfecture.
6- Transmettre au conseil régional la liste des membres du CP, dans le mois qui suit,après toute élection, triennale ou complémentaire.
Vous trouvez que cela fait beaucoup de travail ? Certes! Mais c'est pourtant indispensable...
Et pourquoi ne pas mettre en place aux côtés du Secrétaire-Archiviste du Conseil presbytéral une équipe administrative qui pourrait prendre en charge une bonne partie de tout ce travail ?
Bon courage,
et bonne Assemblée générale.
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